J’ai eu fort à faire récemment, avec le lancement de mon activité professionnelle à mon compte. Après des années à bosser dans un cadre structuré avec des missions claires et explicites, je me suis retrouvée soudainement perdue face à moi-même. Organiser mon bureau est devenu la priorité numéro 1 pour moi, et je peux vous dire que j’ai eu du mal à m’y mettre. Alors ce guide, je le rédige pour tous ceux qui, comme moi, sont régulièrement rattrapés par la malédiction des feuilles volantes.
Chassez le désordre, mais ne le cachez pas !
Le principal problème avec un bureau est de le rendre propre et libre de tout papier ou dossier. Même si la conception de l'ordre et du désordre diffère d'un individu à l'autre, il est clair qu'un bureau sans montagnes de papiers ou de dossiers est plus propice à la réflexion et à une pensée claire. Aussi, on peut être rapidement tenté de repousser toutes ces feuilles volantes dans un tiroir afin de ne plus l’avoir en face des yeux. Une façon d’ignorer la réalité en quelque sorte. Une solution temporaire relativement efficace je vous l’accorde, mais ça n’a jamais réglé mon problème d’organisation. Je ne compte plus les pertes de temps inutiles à devoir chercher les bons documents dans les tiroirs après les avoir tous jetés en vrac sans même prendre le temps de les ranger.
Mon conseil est donc simple ici : triez vos documents, ne les cachez pas !
Un bureau, c’est pour le pro ou le perso !
Ma plus grosse erreur à mes débuts a été de mélanger ma vie personnelle et ma vie professionnelle sur le même bureau. Une erreur qui me semble tellement évidente aujourd’hui. Votre espace de travail peut être organisé en zones de travail qui vous aident à hiérarchiser les tâches à accomplir. Vous pouvez ainsi créer un système dans lequel seules les tâches les plus importantes doivent être traitées en fonction du temps. Mais autant vous le dire tout de suite, ce système ne tient plus du tout en place quand votre vie personnelle s’ajoute à tout cela.
Gardez votre bureau pour votre activité pro, ou bien prenez le temps de le ranger avant d’y travailler. Une seule chose à la fois !
L’agenda, il faut s’en servir !
L'agenda est le meilleur allié du professionnel. Ses grilles sont adaptées à la rédaction de notes, de plannings, de listes de tâches... Mais surtout, il vous aide à maîtriser votre temps sans avoir l'impression d'être sous pression. Il m’a fallu du temps pour réaliser qu’il pouvait devenir mon meilleur allié dans l’organisation de mon espace de travail. Comment déterminer quels sont les documents nécessaires aujourd’hui ? Rien de plus simple, il suffit d’y jeter un coup d’œil. Mais forcément, quand on est tête en l’air…